Effizienz trifft Nachhaltigkeit: Wie PaLogs digitale Palettenverwaltung die Kreislaufwirtschaft stärkt

Dank der cloudbasierten Softwarelösung der Logistikbude kann die PaLog Palettenlogistik-Systeme GmbH jederzeit nachvollziehen, wo sich ihre Paletten befinden – und ihre Mitarbeitenden dank der optimierten Buchungsprozesse erheblich entlasten. Durch die höhere Effizienz konnte der Pooling-Anbieter seinen Umsatz um rund 20 Prozent steigern, ohne zusätzliches Personal im Ladungsträgermanagement einzustellen. Darüber hinaus trägt die digitale Lösung zu einer nachhaltigeren Kreislaufwirtschaft bei.

Die PALETTEN-SERVICE Hamburg Gruppe ist Spezialistin für Ladungsträger: Mit fünf eigenen Produktionsstandorten, rund 240 Mitarbeitenden und einem internationalen Partnernetzwerk versorgt die Gruppe ihre Kunden in ganz Europa mit mehr als 10 Millionen Paletten und Gitterboxen pro Jahr. Zur Gruppe gehören acht mittelständische Unternehmen mit Sitz in Deutschland und Polen, die verschiedene logistische Prozesse abbilden – von der Lagerung über den Transport bis hin zum Ladungsträger-Pooling. Letzteres übernimmt das Tochterunternehmen PaLog.

Nachhaltige Kreislaufwirtschaft

PaLog verwaltet den kompletten Ladungsträgerkreislauf seiner Kunden. Dafür kauft der Pooling-Anbieter neu produzierte Paletten bei der PALETTEN-SERVICE Hamburg Gruppe und liefert sie anschließend an den Kunden. Dieser wickelt damit seinen Transport ab und gibt die Paletten im Anschluss gebraucht bei einem der 40 PaLog-Depots zurück. Dort angekommen, werden sie sorgfältig geprüft, bei Schäden repariert und nach den Qualitätskategorien A, B und C sortiert. So können dem nächsten Kunden Paletten bedarfsgerecht zur Verfügung gestellt werden. Denn Nachhaltigkeit und die umweltschonende Nutzung von Ressourcen spielen für den Pooling-Anbieter eine besonders wichtige Rolle: Statt für jeden Transport neue Paletten zu kaufen, wird die Lebensdauer eines wiederverwendbaren Ladungsträgers verlängert. Dadurch können der Rohstoff- und Energieverbrauch gesenkt und die Kreislaufwirtschaft gestärkt werden.

Um alle Leih- und Tauschvorgänge im Blick zu behalten, hält PaLog sie im Konto des jeweiligen Kunden fest. Diese Buchungsprozesse verwaltet unter anderem Carola Pries, seit 2010 Sachbearbeiterin bei PaLog und verantwortliche Projektleiterin für die Implementierung der Logistikbude.

Handschriftlich ausgefüllte Belegzettel aus Arbeitsabläufen verbannen

Lange Zeit erfasste sie Belege händisch, buchte sie manuell auf die entsprechenden Kunden und verschickte Abrechnungsdateien zum Monatswechsel.

Pries erklärt: „Informationen über Bestände wurden auf klassischen Belegzetteln eingetragen und dann per Post oder per Mail verschickt. Pro Monat waren das rund 1.000 Belege. Die Verwaltungsprozesse waren also aufwendig. Allein für das Erfassen und Versenden von Bestandsinformationen fielen circa 57 Arbeitsstunden pro Monat an.“

Zwar pflegte PaLog schon früh eine einfache digitale Datenbank, in der die Palettenkonten abrufbar waren, allerdings musste das Team sämtliche Informationen zu den Ladungsträgern händisch eintragen. Da nur die PaLog-Mitarbeitenden Zugriff auf die Datenbank hatten, mussten sie ebenso regelmäßig Bestandsanfragen von Kunden in der Software prüfen und via E-Mail Auskunft über den Verbleib der Paletten geben.

Um all diese Prozesse weiter zu digitalisieren sowie transparenter, effizienter, ressourcenschonender und weniger fehleranfällig zu gestalten, wollte PaLog sich weiterentwickeln – und fand in der Logistikbude einen Partner. Schon als die Gründer des späteren Start-ups beim Fraunhofer IML tätig waren, kam der Kontakt durch ein gemeinsames IT-Projekt zustande. Zusammen wollten sie die passende Lösung entwickeln, um den speziellen Anforderungen des Pooling-Anbieters gerecht zu werden.

Cloudbasierte, ressourcenschonende Buchungsprozesse

Ziel der Zusammenarbeit war es, das Ladungsträgermanagement so weit zu digitalisieren, dass alle Partner, Kunden sowie am Tausch beteiligte Spediteure jederzeit Einblick in die aktuellen Bestände haben. Dank der cloudbasierten Technologie der Logistikbude ist das nun kein Problem mehr: Die Software bietet allen am Tauschprozess Beteiligten eine transparente Echtzeit-Verfolgung der Paletten und liefert einen umfassenden Überblick über Bestände, Bedarfe und Umlaufzeiten. Zudem können die Mitarbeitenden der PaLog-Depots und der Speditionen direkt in der Applikation Buchungsprozesse eintragen und Bestandsänderungen vornehmen. Dadurch erspart sich PaLog den Umweg vom händisch ausgefüllten Belegzettel zum System und umgeht nicht nur unnötige Arbeitsschritte, sondern auch Übertragungsfehler, die durch diese Medienbrüche entstehen können. Die Effekte dieser verschlankten Arbeitsprozesse sind deutlich spürbar.

Daniel Stadach, COO der PALETTEN-SERVICE Hamburg Gruppe, fasst zusammen: „Dank der Logistikbude konnten wir uns als Unternehmen deutlich besser aufstellen: Wir haben unseren Umsatz seit der Softwareeinführung um rund 20 Prozent gesteigert, ohne zusätzliches Personal einzustellen.“

Lebensdauer von Ladungsträgern weiter verlängern

Die gesteigerte Effizienz wirkt sich gleichzeitig positiv auf den verantwortungsbewussten Umgang mit Ressourcen aus: Die Paletten bleiben durch die transparente Tauschübersicht der Logistikbude länger im Umlauf und tragen so zu einer noch sparsameren Kreislaufwirtschaft bei.

„Für uns als Pooling-Anbieter ist die Kreislaufwirtschaft der zentrale Bestandteil der Unternehmensphilosophie: Paletten mieten und tauschen, statt sie neu zu kaufen. Diesen Prozess durch eine verlängerte Lebensdauer der Ladungsträger noch nachhaltiger machen zu können, ist für uns eine Herzensangelegenheit.“

Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Digitalisierung ihres Ladungsträgermanagements: PaLog spart sich Belegzettel, Papier und Porto und geht einen entscheidenden Schritt in eine papierlose Verwaltung.

Gezielte Schulungen

Für die zielgerichtete Implementierung wurde die Lösung der Logistikbude zunächst in einem Testdepot geprüft und evaluiert, bevor sie angepasst und schließlich ganz an allen 40 Standorten ausgerollt wurde. Der erste Schritt bestand darin, die Anlieferungen direkt im Depot digital zu erfassen, um die Buchungsprozesse zu vereinfachen. „Nach der Testphase haben wir die Software gemeinsam mit dem Team der Logistikbude individuell an unsere Bedürfnisse angepasst“, sagt Stadach. Dabei war es besonders wichtig, dass sich die Depot-Mitarbeitenden vor Ort intensiv mit der Software vertraut machen konnten, um die Nutzung langfristig in den Alltag zu integrieren. „Jahre- und jahrzehntelang gelernte und durchgeführte Prozesse zu ändern ist – logischerweise – für viele Mitarbeitende eine große Umstellung“, sagt Pries und ergänzt: „Deshalb haben wir sie gezielt und von Anfang an geschult – und das mit großem Erfolg.“

Austausch, der Innovation fördert

Für die interne Umstellung war besonders der enge Austausch mit Steffen Brand, Customer Success Manager der Logistikbude, unerlässlich. Die schnelle, effektive Kommunikation mit sofortigem Feedback hat das PaLog-Team rundum überzeugt. Pries erklärt: „Die Zusammenarbeit macht großen Spaß. Wir tauschen uns immer noch regelmäßig aus und sprechen über neue Ideen, die wir ausprobieren können.“ Laut Brand habe das Projekt auch von dem Feedback der Mitarbeitenden gelebt:

„Die Zusammenarbeit mit PaLog und insbesondere mit Carola Pries ist auch für uns sehr wertvoll. Dank ihrer jahrelangen Erfahrung im Ladungsträgermanagement haben wir nicht nur wichtige Erkenntnisse gewonnen, sondern gemeinsam spürbare Mehrwerte geschaffen – für die Mitarbeitenden ebenso wie für das nachhaltige Wachstum des Unternehmens.“

Serialisierung der Paletten eröffnet Perspektiven

Auch nach der erfolgreichen Implementierung arbeitet das Team von PaLog gemeinsam mit der Logistikbude daran, die Lösung weiterzuentwickeln und mehr Prozesse zu verschlanken. Während die digital erfassten Buchungen zurzeit noch in der Zentrale geprüft werden, könnte dieser Arbeitsschritt in Zukunft komplett automatisiert werden. Außerdem testet die PALETTEN-SERVICE Hamburg Gruppe gerade den Einsatz von Europaletten, die mithilfe von QR-Codes serialisiert werden, um die Rückverfolgbarkeit weiter zu verbessern.

„Langfristig wollen wir dieses System weiterentwickeln, um unsere Ladungsträger noch effizienter zu tracken. Die QR-Code-Technologie eröffnet uns viele neue Möglichkeiten, mit denen wir schon einige unserer Kunden begeistern konnten“, so Stadach.

Über die Logistikbude:

Die Logistikbude wurde 2021 gegründet und digitalisiert das Management von Mehrweg-Assets wie Paletten, Behälter oder Gestellen, die zum Transport von Waren verwendet werden. Ihre nutzerfreundliche Software ermöglicht die transparente Nachverfolgung der Behälter in Echtzeit und verschafft einen Überblick über Bestände, Bedarfe und Umlaufzeiten. Dadurch profitieren Verlader, Logistikdienstleister und der Handel von niedrigeren Nachkaufquoten und einem reduzierten Verwaltungsaufwand – einfach, effizient und vor allem ressourcenschonend. Die Expertinnen und Experten der Logistikbude haben bei der Lösung ihre langjährige Erfahrung aus der Verpackungsbranche am Fraunhofer IML einfließen lassen.