Behältermanagement am Limit: Diese 3 Herausforderungen kosten Euch Zeit, Geld und Nerven – so bekommt Ihr sie endlich in den Griff

Wer Paletten, Gitterboxen, Behälter oder andere Mehrwegverpackungen im Umlauf hat, kennt das Spiel: Was nicht aktiv verfolgt wird, verschwindet. Und zwar schneller, als man „Ladehilfsmittelkonto“ sagen kann.

In vielen Unternehmen verursacht das Behältermanagement – und damit meinen wir alle Mehrwegladungsträger, die da draußen kreisen – nicht nur hohe direkte Kosten durch Schwund und unnötige Nachbestellungen, sondern auch jede Menge versteckten Aufwand. Mitarbeitende dokumentieren Buchungen per Hand, pflegen Excel-Listen und telefonieren sich durch die Ladungsträgerabteilungen. Das klingt nicht nur altmodisch – das ist es auch. Und vor allem ist es eines: teuer.

Ein effektives Behältermanagement ist essenziell, um Verluste, ineffiziente Nutzung und fehlende Transparenz in der Lieferkette zu vermeiden. Denn schlecht verwaltete KLT, Paletten, Gitterboxen, Gestelle & Co. sorgen für:

• Erhöhte Kosten durch unnötige Ersatzbeschaffungen

• Verzögerungen in den Logistikprozessen

• Hohen Personalaufwand

• Frustration

Trotzdem setzen viele Unternehmen weiterhin auf manuelle Prozesse oder fragmentierte Excel-Lösungen – mit gravierenden Folgen.

In diesem Artikel erfahrt Ihr, wie Ihr…

• bis zu 25 % Schwund bei Paletten und Behältern verhindert,

• tausende Euro jährlich an Ersatzbeschaffungen spart,

• Euren Personalaufwand deutlich reduziert

• und endlich wieder den Überblick bekommt, wo sich Eure Ladungsträger wirklich befinden.

Kurz gesagt: Wir zeigen Euch die drei größten Probleme im Behältermanagement – und wie Ihr sie mit einem digitalen System einfach, effizient und dauerhaft löst.

Die 3 größten Herausforderungen im Behältermanagement

1. Fehlende Transparenz & hohe Schwundquoten – wenn Paletten einfach weg sind

Laut einer Studie der Bundesvereinigung Logistik (BVL) und GS1 Germany gehen in mittelständischen Unternehmen jährlich rund 25 % der Ladungsträger verloren oder bleiben unauffindbar. Das bedeutet: Paletten verschwinden reihenweise irgendwo zwischen Lieferant, Lager, Spedition und Kunde – und keiner weiß genau, wem dieser Schwund in Rechnung gestellt werden kann.

Die Gründe sind bekannt, aber schwer zu kontrollieren: fehlende Rückverfolgbarkeit, keine zentralen Systeme, keine durchgängigen Buchungen. Oft werden Bewegungen gar nicht oder viel zu spät erfasst – handschriftlich, auf Papierformularen oder in verstreuten Excel-Dateien, die irgendwo auf einzelnen Rechnern liegen.

Praxisbeispiel:

Ein mittelständischer Lebensmittelproduzent verliert jährlich rund 15.000 Paletten – das sind 60 Paletten pro Werktag. Bei einem Stückpreis von 10 € summiert sich der direkte Schaden auf über 150.000 € im Jahr. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs: Aufträge verzögern sich, weil Paletten fehlen. Kunden sind genervt. Und intern wird wertvolle Zeit mit Suchen statt Steuern verbracht.

Kurz gesagt: Der Schwund frisst nicht nur Geld – sondern auch Nerven.

2. Hoher Personalaufwand – ganze Teams nur fürs Nachhalten von Paletten? Echt jetzt?

In vielen Unternehmen kümmern sich ganze „Schattenteams“ ausschließlich ums Behältermanagement: manuelle Buchungen, Excel-Abgleiche, Mail-Pingpong, Reklamationen mit Kunden oder Spediteuren – Tag für Tag.

Laut einer Studie von GS1 Germany und der Bundesvereinigung Logistik (BVL) arbeiten fast 90 % der Unternehmen immer noch mit analogen oder teilanalogen Prozessen – meist verteilt auf mehrere Abteilungen. In vielen Fällen bedeutet das: eine oder mehrere Vollzeitstellen nur fürs Nachhalten von Ladungsträgern. Nicht zur Prozessverbesserung – sondern, um nicht komplett den Überblick zu verlieren.

Praxisbeispiel:

In Zeiten von Fachkräftemangel werden händeringend Leute gesucht – nicht fürs strategische Supply Chain Management, sondern fürs manuelle Buchen von Bewegungen, das Abgleichen von Konten oder das Erstellen von Versandpapieren. Prozesse, die längst automatisiert sein könnten.

Statt Entlastung fürs Team gibt’s Zettelwirtschaft 2.0.

3. Ineffiziente Prozesse & unkontrollierte Kosten – wenn Excel regiert

Wer mit Excel-Listen arbeitet, kennt das Chaos: eine Datei beim Wareneingang, eine beim Warenausgang, eine beim Kunden, eine beim Lieferanten. Wer was zuletzt gebucht hat? Unklar. Was noch im Umlauf ist? Schwierig. Und wehe, jemand öffnet die falsche Version.

Praxisbeispiel:

Erfahrungsgemäß verbringen Unternehmen und ihre Mitarbeitenden zwischen 3–5 Stunden pro Woche damit, fehlende Ladungsträger zu suchen – egal ob in der Lagerhalle, in Excel-Listen oder per Telefon mit Partnern. In einem kleineren Betrieb mit fünf Lager- oder Dispo-Mitarbeitenden summiert sich das auf über 100 Stunden pro Jahr – also mehr als zwei komplette Arbeitswochen, nur fürs Suchen.

In größeren Unternehmen mit mehreren Standorten oder Hunderten von Ladungsträgerbewegungen täglich sprechen wir schnell von Wochen an Zeit, die jährlich verloren gehen.

Und das ist nur der Anfang: Fehlbuchungen, doppelte Bestellungen, verspätete Lieferungen – nicht selten die Folge von Intransparenz. Verlässliche Zahlen fehlen, Entscheidungen basieren auf reinem Bauchgefühl.

Excel mag vielseitig sein – aber kein echtes Ladungsträgersystem.

So bringt Ihr endlich Ordnung ins Ladungsträger-Chaos:

Digitale Verwaltung spart Zeit, Kosten und Nerven

Viele der genannten Probleme lassen sich durch eine digitale Ladungsträgerverwaltung schnell und nachhaltig lösen. Anstatt Buchungen per Hand nachzuhalten oder Excel-Listen abzugleichen, übernimmt ein zentrales System die gesamte Verwaltung: automatisierte Erfassung, lückenloses Tracking und Bestandsübersicht in Echtzeit – alles in einer Plattform, auch per API-Schnittstelle.

Was das für Euch bedeutet:

• Ihr seht jederzeit, wo sich Eure Ladungsträger und Behälter befinden.

• Verluste und Fehlbuchungen werden sofort sichtbar – und vermeidbar.

• Suchen, Abgleichen und Nachtelefonieren entfallen komplett.

• Mitarbeitende werden entlastet und gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Das Ergebnis: weniger Schwund, weniger Aufwand, weniger Kosten – dafür deutlich mehr Transparenz und Kontrolle.

Über die Logistikbude:

Die Logistikbude wurde 2021 gegründet und digitalisiert das Management von Mehrweg-Assets wie Paletten, Behälter oder Gestellen, die zum Transport von Waren verwendet werden. Ihre nutzerfreundliche Software ermöglicht die transparente Nachverfolgung der Behälter in Echtzeit und verschafft einen Überblick über Bestände, Bedarfe und Umlaufzeiten. Dadurch profitieren Verlader, Logistikdienstleister und der Handel von niedrigeren Nachkaufquoten und einem reduzierten Verwaltungsaufwand – einfach, effizient und vor allem ressourcenschonend. Die Expertinnen und Experten der Logistikbude haben bei der Lösung ihre langjährige Erfahrung aus der Verpackungsbranche am Fraunhofer IML einfließen lassen.