Zusammenarbeit mit der Logistikbude: ims senkt Werkzeugschwund um bis zu 50 Prozent

Der Werkzeugverleih ims GmbH aus Hünxe nutzt die Softwarelösung der Logistikbude GmbH, um seine verliehenen Werkzeuge zu verwalten – und das mit vollem Erfolg. Seine Kunden können damit den Werkzeugschwund auf ihren Großbaustellen und damit auch die Schwundkosten deutlich, um bis zu 50 Prozent, reduzieren. Daneben sinkt gleichzeitig für beide Seiten der Verwaltungsaufwand in der Materialnachbestellung. Nun strebt ims an, die Logistikbude als exklusiven Zusatzservice all seinen Partnern mitanzubieten.

Die ims GmbH ist führender Vermieter industrieller Werkzeuge und Werkzeuglösungen. Besondere Expertise hat ims bei der werkzeugseitigen Unterstützung nationaler und internationaler Turnarounds; mit speziell auf Turnarounds ausgerichteten Werkzeug und Containerlösungen bietet ims Kunden zielgenaue Unterstützung für ihre zeit- und ressourcen-kritischen Aufgaben. Über den ims-Unternehmensverbund werden zusätzlich assoziierte Dienstleistungen aus einer Hand und mit verlässlich hoher Qualität angeboten. Hierzu gehören zum Beispiel stillstandsspezifische Verbrauchsstoffe oder die Durchführung zeitkritischer Transporte.

Ein großer Teil ihrer Kundschaft besteht aus Dienstleistern, die für große Industrieunternehmen zeitkritische Wartungs- oder Reparaturarbeiten übernehmen. Die Hauptprojekte der Kontraktoren sind sogenannte Turnarounds, bei denen ganze Industrie- und Petrochemieanlagen für Wartungsarbeiten komplett heruntergefahren werden. Um den Stillstand der Anlagen und die damit einhergehenden Umsatzeinbußen so gering wie möglich zu halten, arbeiten zu Spitzenzeiten mehrere Tausend Fachkräfte auf der Baustelle. Binnen weniger Wochen schalten sie die Anlage teilweise oder sogar komplett ab, warten und reparieren sie und bauen sie anschließend wieder zusammen. ims ist als Werkzeuglieferant ein wichtiges Glied in dieser zeitkritischen und volatilen Kette.

Rundum-Sorglos-Paket für zeitkritische Reparaturarbeiten

„Wir werden dafür beauftragt, das vor Ort benötigte Equipment zusammenzustellen. Das beinhaltet dann tatsächlich alles – vom Winkelschleifer über persönliche Schutzausrüstung bis zu großen Schweißgeräten. Wir liefern das Rundum-Sorglos-Paket, sodass sich die Dienstleister vor Ort ganz auf die Wartungsarbeiten konzentrieren können“, sagt Ole Sörensen, kaufmännischer Leiter des ims-Standortes Mainhausen. Dafür bestückt der „Werkzeugallrounder“ ganze Container mit Werkzeugen und liefert sie direkt an die Baustelle, wo sich dann Magaziner um die Ausgabe kümmern. Nach Abschluss des Turnarounds holt ims den Container wieder ab und kontrolliert bei der Warenrücknahme den Bestand der Werkzeuge.

Werkzeugschwund mit hohen Kosten

In der Vergangenheit musste das Team oft feststellen: Es kamen deutlich weniger Werkzeuge zurück, als geliefert wurden. David Skowasch, verantwortlich für den strategischen Einkauf und Projektmanagement bei ims, berichtet: „Der Werkzeugverlust stellte für uns und unsere Kunden ein großes Problem dar: Bei Großprojekten kamen signifikante Werkzeugmengen nicht zurück.“ Dieser Werkzeugschwund verursacht hohe Kosten für ims und seine Kunden und einen hohen Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten: Der Werkzeuglieferant muss die Koordination mit den Kontraktoren übernehmen und die Verluste ersetzen. „Wir verdienen kein Geld damit, unseren Kunden die Verlustposten zu berechnen und neues Werkzeug zu bestellen – im Gegenteil. Das sind Aufwände und Kosten, die wir uns gerne ersparen“, so der Standortleiter. Das oberste Ziel von ihm und seinem Team: Den Werkzeugschwund reduzieren, Kosten sparen und produktive Arbeitszeit gewinnen.

Digitalisierung analoger Dokumentation

Gleichzeitig sollte auch die Dokumentation der Werkzeugausgabe digitalisiert werden, um die Nachvollziehbarkeit zu verbessern – diese war dem Team um David Skowasch schon lange ein Dorn im Auge. „Bislang erfolgte die Dokumentation der Werkzeugausgabe analog. Am Ende eines Turnarounds haben wir fünf bis sechs Ordner bekommen, die randvoll mit Ausgabezetteln waren“, erklärt Skowasch. Das Problem: Durch die manuelle Dokumentation war es aufwendig, die Verlustposten aufzuarbeiten.

Nutzerfreundlichkeit als Erfolgsprediktor

Als Antwort auf den Werkzeugschwund und die komplexe Dokumentation suchte das ims-Team nach einer intuitiv zu nutzenden Softwarelösung für die Werkzeugverwaltung. „Eine logische und einfache Bedienung war uns am allerwichtigsten, denn die Software wird von unseren Kunden bei zeitkritischen Projekten wie Turnarounds eingesetzt – und da bleibt keine Zeit für eine lange Einarbeitung“, so Skowasch. Aus dem Grund musste die Unternehmensgruppe lange an der schriftlichen Dokumentation festhalten – komplizierte Softwarelösungen würden im hektischen Arbeitsalltag nicht zum Einsatz kommen. „Auch das beste Tool kann nur dann helfen, wenn es tatsächlich genutzt wird“, weiß Skowasch aus der Praxis. Fündig wurde sein Team bei der Logistikbude.

Intuitives und schnelles Buchen

Die „Bude” ist ein Start-up aus Dortmund und digitalisiert mit ihrer gleichnamigen Softwarelösung die Verwaltung von Ladehilfsmitteln, also Paletten, Gitterboxen oder Gestellen. Am häufigsten kommt diese in der Lieferkette von Verladern, Logistikdienstleistern und Händlern zum Einsatz, doch sie deckt auch die Anforderungen vom Werkzeugverleih haargenau ab. Die Software ist darauf ausgelegt, schnell und zuverlässig zu arbeiten – selbst unter hektischen Bedingungen. Sie ermöglicht es dem Werkzeugallrounder, baustellenspezifische Werkzeuge samt Artikelnummer in eine Datenbank einzupflegen und so das Inventar eines Werkzeugcontainers digital abzubilden. Alle Produkte sind mit eigenen Seriennummern in der Datenbank der Logistikbude hinterlegt. Benötigt ein Mitarbeiter einen Akkuschlagschrauber, scannt der Magaziner mit der Anwendung seine Seriennummer und verbucht ihn auf den Bauarbeiter. Die Baustellenverantwortlichen behalten dank der Logistikbude in Echtzeit den Überblick darüber, welche Utensilien wann ausgegeben und ob sie zurückgeführt wurden. Sobald der Akkuschlagschrauber wieder zurückgebracht wird, kann der Buchungsvorgang mit einem Scan abgeschlossen werden.

„Als wir die Logistikbude im Rahmen eines Pilotprojektes einsetzten, haben wir uns gefragt, ob unser Kunde die Software auch wirklich nutzt, denn erstaunlicherweise gab es keine Rückfragen. Das ist der Optimalfall, wenn man neue Tools einsetzt – sie erklären sich von selbst“, erzählt Skowasch.

Materialschwund und Verwaltungsaufwand signifikant reduzieren

Bei der ersten Warenrücknahme nach Implementierung der Logistikbude fällt auf: Der Werkzeugschwund sinkt deutlich. Die dadurch verursachten Kosten können dank der Softwarelösung um bis zu 50 Prozent reduziert werden.

Sörensen sagt: „Das ist eine Win-Win-Situation für uns und unsere Kunden. Sie sparen sich Schwundkosten und beide Seiten können dank der gesunkenen Verlustposten zusätzlich ihren Verwaltungsaufwand reduzieren.“  

Damit zeigt sich: Die Effekte, die die Logistikbude in der Steuerung von Ladehilfsmitteln erzielt – eine geringere Nachkaufquote bei weniger Verwaltungsaufwand – lassen sich auch auf den Werkzeugverleih übertragen. Das erreicht die Logistikbude in beiden Fällen durch eine verbesserte Übersicht, einen einfachen Workflow und eine Echtzeit-Nachverfolgung. Daneben beobachtet ims einen weiteren Effekt, den die Logistikbude im Arbeitsalltag erzielt: „Die verbesserte Nachverfolgbarkeit sensibilisiert auch die Mitarbeiter vor Ort: Sie gehen sorgfältiger mit den Werkzeugen um“, so der kaufmännische Standortleiter.

Ausbau der Zusammenarbeit geplant

Diese Effekte überzeugen auch die Kunden von ims. „Allen, denen ich die Lösung gezeigt habe, waren von der Software begeistert. Wenn es eine Software gibt, die nicht nur die Schwundkosten reduziert, sondern auch gleichzeitig leicht zu bedienen ist, dann ist das attraktiv für die Kontraktoren“, berichtet Sörensen. Aus dem Grund plant der Werkzeugallrounder, die Zusammenarbeit mit der Logistikbude weiter auszubauen. Sörensen: „Unser Ziel ist es, die Logistikbude als exklusiven Zusatzservice anzubieten.“

Für das Start-up eine hervorragende Rückmeldung. Fabian Bahnsen, Head of Sales der Logistikbude, sagt: „Obwohl die Logistikbude ursprünglich für das Ladungsträgermanagement konzipiert wurde – und das auch nach wie vor unser Steckenpferd bleibt – demonstriert unsere Kooperation mit ims die Flexibilität unserer Software und unseres Teams.“